Downloads für einen geteilten PDF-Link deaktivieren

Was der Schalter tatsächlich tut

Unter „Download deaktivieren“ werden drei Dinge abgelegt, und sie zu trennen ist schon der größte Teil der Antwort: die Schaltfläche, also der Download-Knopf, den Ihr Leser sieht; die Datei, also die Daten, die einen Browser erreichen müssen, bevor irgendetwas auf dem Bildschirm erscheint; und der Bildschirm selbst, bei dem von den sechs Methoden hier nur ein DRM-Viewer etwas versucht und keine Methode gegen eine Handykamera ankommt.

Den Download abzuschalten betrifft das Erste und sonst nichts. Der Viewer bietet keine Download-Schaltfläche mehr an, und das Dokument wird zur Anzeige statt zum Speichern ausgeliefert – eine Änderung dessen, wozu ein gewöhnlicher Leser eingeladen wird, kein Schloss. Die Ausnahme ist eine Kategorie, keine bessere Einstellung: Ein DRM-Container öffnet sich nur in einem lizenzierten Viewer, den Leser meist installieren müssen.

Die Frage ist also nicht, ob der Schalter ein Schloss ist, sondern ob seine Nutzer etwas davon haben – und das beantworten unsere eigenen Produktionsdaten.

Methode 1 – ein Tracking-Link mit deaktiviertem Download

Das passt zu der Lage, in der die meisten sind: ein Dokument, ein Publikum, außerhalb der eigenen Organisation, gelesen statt abgelegt. Hosten Sie die PDF, teilen Sie sie als Link, schalten Sie die Download-Berechtigung ab. Dem Leser wird nie eine Kopie angeboten – auf einem breiten Bildschirm steht ein unauffälliger Hinweis „Download deaktiviert“ dort, wo die Schaltfläche wäre, und auf einem Telefon fehlt die Schaltfläche einfach.

Zwei Eigenschaften sollten Sie kennen. Der Schalter ist auf einem bereits gesendeten Link umkehrbar: Bearbeiten Sie den Link, und die nächste Person, die ihn öffnet, bekommt die neue Einstellung. Das ist kein Alleinstellungsmerkmal von PDFTrackr: Drive und SharePoint ändern ihre Freigabeeinstellungen ebenfalls nachträglich, und eine DRM-Lizenz, die online geprüft wird, kann verhindern, dass sich eine bereits zugestellte Kopie öffnet. Was sich nicht zurücknehmen lässt, sind ein Berechtigungspasswort oder ein Anhang – die reisen mit der Datei. Und Download und Identifikation der Leser sind unabhängig: Den einen abzuschalten ändert nichts am anderen. Wenn es Ihnen um die Identität geht, lesen Sie, wie Sie sehen, wer Ihre PDF heruntergeladen hat.

Die Download-Berechtigung, die Lesedaten hinter den Zahlen oben und 50 aktive Freigabe-Links sind alle kostenlos, ohne Kreditkarte. Um es mit einem Dokument auszuprobieren, das Sie schon haben, erstellen Sie ein kostenloses Konto; um zuerst das Reporting zu sehen, gibt es ein Live-Demo-Dashboard.

Der Free-Plan hört an einem bestimmten Punkt auf, die richtige Antwort zu sein, nicht bei einer Mengenschwelle. Pro ist die $9 wert, wenn Ihnen der Bildschirm Sorgen macht statt des Downloads: Das Wasserzeichen im Viewer kachelt einen Text Ihrer Wahl über jede Seite, sodass eine Bildschirmaufnahme eine Markierung trägt, die sagt, woher sie stammt. Seien Sie sich im Klaren, was das ist – eine im Viewer gezeichnete Überlagerung, nie ein in die Datei geschriebener Stempel, vorhanden nur, solange das Dokument im Viewer ist, was bei einem Link ohne Download die ganze Zeit ist.

Methode 2 – Download im Cloud-Speicher blockieren

Liegt das Dokument schon in SharePoint oder OneDrive und ist der Empfänger in Ihrem Mandanten, ist das nächste Gegenstück die Option „Download blockieren“ von Microsoft für einen Freigabe-Link, die Microsoft schlicht beschreibt:

“When you select Block download, people who access the file you shared won't see options to download, print, or copy the file. They can only view the files on the web, and won't be able to open them in desktop or mobile apps.”– Microsoft, Block downloads for view-only files in SharePoint and OneDrive (englisches Original: Wenn Sie „Download blockieren“ wählen, sehen Personen, die auf die geteilte Datei zugreifen, keine Optionen zum Herunterladen, Drucken oder Kopieren. Sie können die Dateien nur im Web ansehen und nicht in Desktop- oder Mobil-Apps öffnen.)

Es nimmt das Kopieren mit, während unser Viewer die Textebene auswählbar lässt: Microsoft gewinnt beim Kopieren, und wenn es Ihnen wichtiger ist, dass ein Leser Ihren Text nicht übernimmt, als zu wissen, was er gelesen hat, ist das die ehrliche Empfehlung. Beim Drucken liegen die beiden näher beieinander, als es aussieht – unser Druck-Stylesheet macht die Seite leer, die gewöhnlichen Wege liefern also nichts. Seine Grenzen sind die einer Speicherplattform: Die Kontrolle gehört zu einem Link innerhalb eines Mandanten, sie funktioniert also am besten mit Kolleginnen und Kollegen und umständlich mit einem Interessenten ohne Konto, und zurück kommt Speicher-Telemetrie statt eines Lesedatensatzes.

Alle sechs Methoden, verglichen danach, was jede verhindert

Vergleiche sortieren hier meist nach dem Preis. Die entscheidende Achse ist enger: Welche der Dinge, die sich ein Absender zu verhindern vorstellt, verhindert jede Methode tatsächlich?

Methoden 3 bis 6, und was jede bestehen lässt

Methode 3 – Freigabeeinstellungen von Google Drive. Drive hat die entsprechende Kontrolle eine Ebene tiefer im Freigabedialog, unter der Überschrift, die Google ihr gibt – People who can download, copy, and print (Personen, die herunterladen, kopieren und drucken dürfen) –, wo das Abwählen des Kästchens für Betrachter und Kommentatoren diese Optionen für sie ausgraut. Google ist ungewöhnlich direkt, was seine Grenze angeht, auf derselben Hilfeseite:

“You can't stop how others share the file content in other ways.”– Google, Drive-Hilfe: Freigabe beenden, einschränken oder ändern (englisches Original: Sie können nicht verhindern, wie andere den Inhalt der Datei auf andere Weise teilen.)

Eine benachbarte Einschränkung wird damit verwechselt. Die Kontrolle oben gilt für eine PDF; das Aktivitäts-Dashboard von Drive – das Ihnen sagen würde, wer sie geöffnet hat – ist für Docs, Sheets und Slides dokumentiert statt für eine PDF in Drive. Sie können den Download dort abschalten; einen Lesedatensatz für eine PDF dokumentiert Google nicht.

Methode 4 – ein Berechtigungspasswort in Acrobat. Die Methode, zu der Menschen zuerst greifen, und sie beantwortet eine andere Frage. Sie schränkt Drucken, Bearbeiten und Kopieren innerhalb der Datei ein, und Adobe sagt ausdrücklich, dass Empfänger kein Passwort brauchen, um das Dokument zu öffnen, nur um die Einschränkungen zu ändern. Die Kopie gehört ihnen, es verhindert also beiläufiges Bearbeiten, nicht die Verbreitung.

Methode 5 – PDF-DRM. Die einzige Methode hier, die durchsetzt statt abzuschrecken: Die Kopie öffnet sich nur in einem lizenzierten Viewer, und wo die Lizenz online geprüft wird, kann sie nach der Zustellung widerrufen werden. Locklizard und die DRM-Kategorie gewinnen bei der Durchsetzung, nachdem die Datei gegangen ist, und nichts am Tracking-Link von PDFTrackr kommt dem nahe. Der Leser zahlt dafür, meist indem er zuerst einen Viewer installiert und lizenziert. Für eine Gegenpartei, die einen Grund hat mitzuspielen, lohnt sich dieser Tausch; bei einem Angebot an jemanden, der nicht zugestimmt hat, es zu lesen, ist die Bitte, Software zu installieren, der Weg, wie es ungelesen bleibt.

Methode 6 – ein gewöhnlicher E-Mail-Anhang. Nichts zu deaktivieren: eine Kopie, übergeben, als Sie auf Senden gedrückt haben, ohne gehostetes Original, an das sich eine Berechtigung hängen ließe. Die Antwort auf „wie verhindere ich, dass sie es herunterladen“ lautet, dass die Frage vor dem Senden hätte gestellt werden müssen – aus demselben Grund meldet er auch nichts zurück, wie „Was ist PDF-Tracking?“ erklärt.

Was keine der sechs verhindern kann

• Ein Foto des Bildschirms. Keine Methode hier kommt gegen eine Handykamera an, DRM eingeschlossen. Software-Bildschirmaufnahmen sind ein anderer Fall, und DRM ist die eine Methode, die es dort versucht: Locklizard bewirbt, dass Safeguard die Druck-Taste deaktiviert und Bildschirmaufnahme-Tools unter Windows, Mac und Android blockiert. Auf einem Tracking-Link macht ein Wasserzeichen eine Aufnahme zuordenbar, nicht unmöglich.
• Die Datei aus dem Browser holen, der sie anzeigt. Ein im Browser dargestelltes Dokument wurde diesem Browser bereits gesendet – genau das bedeutet Darstellen. Den Download abzuschalten ändert, was einem gewöhnlichen Leser angeboten wird, nicht, was ein entschlossener bekommen kann. Die eine Ausnahme ist der oben beschriebene DRM-Container.
• Drucken, zuverlässig. Unser Druck-Stylesheet macht die Seite leer, Strg+P und das Browsermenü liefern also nichts – aber ein Stylesheet schreckt ab, es blockiert nicht: CSS abschalten, und es druckt. Die Sperren von Microsoft und Google sind von derselben Art. Ein Viewer, der eine Option zurückhält, ist keine Datei, die sich nicht drucken lässt.
• Den Link selbst weiterleiten. Ein Link, den jeder öffnen kann, kann an jeden weitergegeben werden. Ein Passwort oder die Identifikation der Leser ist die Kontrolle – beides eigene Schalter am selben Link.

Einrichtung für ein Dokument, das Sie gleich senden

1. Die PDF hochladen und einen Freigabe-Link erstellen. Die Datei selbst wird nicht verändert. Sie geben ihr ein gehostetes Zuhause, und nur dort kann es eine Download-Berechtigung geben.
2. Den Download für diesen Link abschalten. Der Viewer bietet keine Download-Schaltfläche mehr an; auf Bildschirmen, die breit genug sind, steht an ihrer Stelle der Hinweis „Download deaktiviert“. Der Link wird zur Anzeige statt zum Speichern ausgeliefert.
3. Getrennt entscheiden, ob Sie auch einen Namen wollen. Download und Identifikation der Leser sind unabhängige Schalter. Den einen abzuschalten ändert nichts am anderen.
4. Bei Bedarf später umentscheiden. Die Download-Berechtigung lässt sich auf einem bereits gesendeten Link ändern, und die nächste Person, die ihn öffnet, bekommt die neue Einstellung.

Alle vier Schritte liegen im Free-Plan – 500 MB, 50 Dateien, 50 aktive Freigabe-Links, Download-Kontrolle, Identifikation der Leser und 12 Monate Verlauf, ohne Kreditkarte. Was dieser Verlauf enthält, beschreibt Downloads und Aufrufe einer geteilten PDF tracken.

Weiterlesen: wie kostenloses PDF-Tracking funktioniert und wie Sie sehen, wer Ihre PDF heruntergeladen hat.