Jak sprawdzić, czy klient przeczytał Twoją ofertę (i które strony naprawdę przeczytał)

Czy da się sprawdzić, czy klient przeczytał ofertę wysłaną jako załącznik? Nie.

Jeśli załączasz PDF z ofertą do e-maila i klikasz „wyślij”, nie ma wiarygodnego sposobu, żeby wiedzieć, czy klient go otworzył. Zwykły PDF nie zawiera kodu, który wysyłałby informację zwrotną: gdy klient pobiera załącznik i otwiera go w Podglądzie, Acrobacie albo na telefonie, dzieje się to w całości na jego urządzeniu i nic nie łączy się z Tobą. Oferty leżącej w czyimś folderze pobranych plików nie da się odróżnić od takiej, której nikt nigdy nie otworzył.

To samo dotyczy innych miejsc, do których wysyła się oferty. Oferta złożona wewnątrz Upwork pokazuje tylko ograniczony status samej platformy, a nie to, czy klient przeczytał Twój dokument; wycena wklejona w treść e-maila nie daje żadnych danych o czytaniu. To na tyle częsta frustracja, że freelancerzy pytają o nią wprost – wątek społeczności Upwork “How do i know client read my proposal” (tytuł w oryginale angielskim) jest jednym z czołowych wyników dla tego pytania, a uczciwa odpowiedź w nim jest taka sama jak tutaj: nie da się, chyba że sposób dostarczenia zbudowano tak, żeby raportował.

Uczciwy wniosek jest więc zarazem przydatny: nie da się wstecznie śledzić oferty, którą już wysłano jako załącznik. Jeśli od teraz chcesz wiedzieć, czy klient ją przeczytał, musisz zmienić sposób wysyłki – z pliku na śledzony link.

Metoda, która działa: wyślij ofertę jako śledzony link

Jedyne podejście, które wiarygodnie odpowiada na pytanie „czy klient przeczytał moją ofertę”, to udostępnienie jej jako śledzonego linku: przesyłasz PDF z ofertą, narzędzie go hostuje i daje Ci link, a Ty wysyłasz ten link zamiast pliku. Ponieważ każda wizyta przechodzi teraz przez stronę, którą kontrolujesz, narzędzie może ją zarejestrować – a ponieważ oferta ma naturalną kolejność czytania, dane per sekcja są tu wyjątkowo przydatne.

W najlepszym razie śledzony link mówi Ci, kiedy oferta została otwarta po raz pierwszy i przy których kolejnych wizytach, jaka jest przybliżona lokalizacja i urządzenie osoby czytającej oraz – sygnał, który zmienia Twoją odpowiedź – które strony przeczytano i ile czasu spędzono na każdej. Klient, który spędził dwie minuty na stronie z ceną i wrócił do niej dwa razy, to inna rozmowa niż ktoś, kto otworzył okładkę i wyszedł. Możesz też dostawać powiadomienia bez zaglądania do panelu: PDFTrackr wysyła e-mailem darmowe dzienne podsumowanie otwarć z danego dnia, a w planie Pro alert w czasie rzeczywistym w chwili otwarcia oferty. Ten alert odsiewa otwarcia wyłącznie po user agencie, więc skaner poczty podszywający się pod przeglądarkę nadal może go wywołać.

Jedną rzecz warto powiedzieć otwarcie, bo dotyczy ofert wysyłanych do większych klientów: nie każde „otwarcie” to człowiek. Gdy wysyłasz link e-mailem do odbiorcy w korporacji, system bezpieczeństwa poczty jego firmy często odwiedza link jako pierwszy, żeby sprawdzić, czy jest bezpieczny. Dokumentacja Microsoft dotycząca Safe Links mówi, że adresy URL są “scanned prior to message delivery”, a linki bez ustalonej reputacji są “detonated asynchronously in the background” (cytaty w oryginale angielskim) – to maszyna otwierająca Twój link, zanim klient w ogóle go zobaczy. To jeden z powodów, dla których mniej więcej co siódme zarejestrowane wyświetlenie w naszych danych miało zero interakcji ze stronami, i dlaczego czas czytania sekcji z zakresem i ceną jest znacznie lepszym sygnałem niż surowa liczba otwarć.

Narzędzia do śledzenia ofert w porównaniu: co każde z nich może Ci powiedzieć

Narzędzia do śledzenia ofert dzielą się na dwa obozy: czyste trackery (udostępniasz plik jako link i obserwujesz zaangażowanie) oraz kreatory ofert (piszesz, wysyłasz, śledzisz i podpisujesz elektronicznie w jednym procesie). W samym śledzeniu się pokrywają; różnią się wszystkim wokół niego. Oto jak typowe opcje wypadają w tym, co naprawdę liczy się przy ofercie.

Jeśli czytać tabelę uczciwie, podział jest jasny. W samym śledzeniu – alertach o otwarciu i czasie czytania per sekcja – czyste trackery i kreatory są mniej więcej na równi, a darmowy tracker oparty na linku dorównuje płatnym narzędziom w statystykach, które odpowiadają na pytanie „czy przeczytali”. Kreatory wysuwają się na prowadzenie we wszystkim, co jest wokół śledzenia, i o tym jest następna sekcja.

Kiedy lepszym wyborem jest kreator ofert

Powiedzmy to wprost, bo od tego zależy, którego narzędzia faktycznie użyjesz: jeśli chcesz napisać, wysłać, śledzić i podpisać ofertę w jednym procesie, kreator ofert wygrywa z trackerem opartym tylko na linku. Proposify, Better Proposals i Qwilr tworzą ofertę, wysyłają ją, raportują czytanie sekcja po sekcji i zbierają prawnie wiążący podpis elektroniczny bez wychodzenia z narzędzia – Qwilr przyjmie nawet płatność. PandaDoc robi to samo i nawet w darmowym planie oferuje nielimitowane podpisy elektroniczne, choć jego przydatne dane o zaangażowaniu per sekcja są dostępne dopiero w droższym planie Business.

Tracker taki jak PDFTrackr, DocSend, DocBeacon czy Papermark nie tworzy oferty i nie zbiera pod nią podpisu. Pozwala natomiast wziąć ofertę, którą już napisano – w Google Docs, Wordzie, Canvie, czymkolwiek – wyeksportować ją do PDF i udostępnić jako śledzony link. To pasuje, gdy pisanie i podpisywanie i tak odbywa się gdzie indziej, a brakującym elementem jest po prostu czy przeczytali i które części. Jeśli Twoje oferty żyją w CRM albo w narzędziu do podpisu elektronicznego, które już raportuje otwarcia, osobny tracker może być w ogóle niepotrzebny. Wybierz kategorię, która pasuje do luki, którą naprawdę masz.

Czego śledzenie oferty nie powie

Warto wprost powiedzieć, czego nie zrobi żadne narzędzie do śledzenia – PDFTrackr też nie – bo uczciwe ograniczenia są równie przydatne jak możliwości.

• Śledzić oferty, którą już wysłano jako załącznik. Nie da się dodać śledzenia po fakcie. Śledzić można tylko nową wysyłkę, udostępnioną jako link.
• Udowodnić, że klient ofertę przeczytał, a nie tylko otworzył. Czas czytania to mocna wskazówka – skaner nie spędza dziewięćdziesięciu sekund na stronie z ceną – ale to wskazówka, a nie dowód, że ktokolwiek przyswoił warunki.
• Powiedzieć, która konkretna osoba ją przeczytała, jeśli nie zapytasz. Domyślnie śledzony link rejestruje anonimową sesję. Żeby przypisać nazwę – co przydaje się, gdy oferta trafia do grupy decydentów – włączasz prośbę o e-mail; ale osoba czytająca może wpisać dowolny adres, więc to działa przy kliencie, który spodziewa się, że się przedstawi, a nie do weryfikacji tożsamości.
• Podpisać ofertę albo powstrzymać jej przekazywanie dalej. Tracker nie jest narzędziem do podpisu elektronicznego ani systemem zarządzania prawami cyfrowymi (DRM). PDFTrackr może wyłączyć pobieranie i nałożyć znak wodny z danymi osoby czytającej (funkcja Pro), ale nie złoży podpisu ani nie powstrzyma zdeterminowanej osoby przed zrobieniem zrzutu ekranu.

Jak to skonfigurować za darmo w mniej więcej minutę

Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoja następna oferta zostanie przeczytana, konfiguracja jest krótka. Te cztery kroki pokazują, jak działa śledzenie w każdym narzędziu opartym na linku, w PDFTrackr również.

1. Prześlij PDF z ofertą do narzędzia do śledzenia i utwórz link do udostępniania. Narzędzie hostuje plik i daje Ci link, który wysyłasz zamiast samego pliku. To właśnie ten link umożliwia śledzenie.
2. Włącz prośbę o e-mail, jeśli oferta trafiła do więcej niż jednej osoby. Gdy przed otwarciem oferty trzeba podać e-mail, każde wyświetlenie dostaje nazwę, więc wiesz, która osoba po stronie klienta naprawdę ją przeczytała.
3. Wyślij link, nie plik. Wklej śledzony link do e-maila lub wiadomości. Jeśli dodatkowo załączysz oryginalny PDF, otwarcia tej kopii będą niewidoczne.
4. Sprawdź czas na poszczególnych sekcjach i nawiąż do tego, przy czym klient się zatrzymał. Otwarcie mówi, że oferta dotarła; czas spędzony na sekcji z ceną lub zakresem mówi, od czego zacząć rozmowę, gdy się odezwiesz.

Jeśli chcesz porównać narzędzia, które to robią – także tam, gdzie konkurent jest hojniejszy od nas – nasze porównanie oprogramowania do śledzenia dokumentów dla zespołów sprzedaży ocenia każde z nich pod kątem limitów i głębokości statystyk, a nasz poradnik o tym, jak sprawdzić, kto otworzył Twój PDF opisuje tę samą metodę dla każdego dokumentu, nie tylko ofert. Jeśli chodzi o samą mechanikę śledzenia, zacznij od tego, jak działa darmowe śledzenie PDF.

Czytaj dalej: jak sprawdzić, kto otworzył Twój PDF oraz oprogramowanie do śledzenia dokumentów dla zespołów sprzedaży.